Мои личные принципы тайм-менеджмента и как я их воплощаю в жизнь

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Принцип 1

Никаких «висящих» дел

Я стараюсь никогда не оставлять дела «висящими», то есть в моих правилах — доделать все, что было начато. Как это выглядит в жизни:

  1. Если я какое-то дело перенесла с одного дня на следующий, то следующий день начинается с того, что было перенесено. Ни одно дело не переносится два раза. Например, если я не успела сделать что-то в понедельник, то в 90% случаев я эту задачу доделаю во вторник, крайний срок — среда.
  2. Бывает так, что пятница уже закончилась, а у меня осталось еще несколько незавершенных дел. Я предпочту поработать 1-2 часа в воскресенье вечером, чтобы эти дела закончить, но не перенесу их на следующую неделю. Так понедельник не становится слишком тяжелым днем, когда горят все задачи, какие только можно. С одной стороны, я так настраиваюсь на новую неделю, обдумываю все мысли и дела, с другой стороны, в понедельник я начну какие-то новые дела, а не зашиваться по поводу старых.
  3. Устраиваю специальные дни, когда разгребаю завалы: разбираю документы, которые накопились к этому дню, привожу в порядок рабочий стол компьютера, удаляю лишние документы, нужные документы переношу в специальные папки на сервере, проверяю, все ли в порядке с архивацией данных, выбрасываю лишние материалы и вещи, доделываю мелкие дела, которые могут быть связаны со всем этим.
  4. Каждые весну и осень я обязательно выделяю время, чтобы решить все домашние дела, которые у меня накопились к этому периоду. Я пересаживаю цветы, вешаю шторы, раздаю или выбрасываю лишние вещи, отдаю в химчистку одежду, провожу супергенеральную уборку дома, вешаю полки (не сама, разумеется 😊), покупаю посуду, сдаю ковры в химчистку. Не могу сказать, что я не люблю этим заниматься, мне нравится приводить в порядок дом, но перспектива заниматься этим постоянно меня не устраивает и не вдохновляет. Поэтому обычно я «собираю» эти дела и делаю их все вместе. Этот прием называется блочный принцип работы: уже неоднократно было замечено, что работа, организованная в крупные блоки, отнимает меньше времени, чем растянутая в течение какого-то промежутка.

Программа тренинга

1. Самомотивация. А для чего мне нужна система тайм-менеджмента?

  • Время – материал, из которого сделана жизнь
  • Хронометраж, функционально-стоимостной анализ рабочего дня
  • ТМ – технология проектирования жизни
  • Диагностика личного стиля тайм-менеджмента
  • Диагностика личной скорости протекания времени. Что такое суета?

2. Проектирование системы. Как создать свою систему тайм-менеджмента?

  • Как влияет личность человека на создание собственной системы ТМ?
  • Обязательный и дополнительные уровни системы ТМ
  • Личный и корпоративный ТМ (точки пересечения)

3. Создание основы системы. Планирование жизни, которая нравится мне.

  • Отличия мечты и цели. Почему не все цели реализуются.
  • Основные принципы целеполагания. Типичные ошибки целеполагания.
  • SMART-формат при постановке целей.
  • Как часто нужно пересматривать долгосрочные цели
  • Что нужно делать, если поставленные цели не достигаются?
  • Управление системой целей. Оценка эффективности системы

4. Основные инструменты. Выбери свой способ планирования.

  • Органайзер
  • Доска контроля
  • Карточки
  • Чек-листы
  • Электронные версии планирования
  • Как эффективно планировать день, неделю, месяц
  • Технологии гибкого планирования.

5. Эффективные коммуникации как способ рационализации временного ресурса

  • Основы эффективных коммуникаций. Твёрдое и пустое, «приблизиться к оленю», «слушать и слышать».
  • Навык задавания вопросов как ключевой навык эффективного взаимодействия с поставщиками.
  • Эмоциональные резервы менеджера: EQ как элемент управления собой и коммуникациями.
  • Как распознать свои эмоции и управлять ими. Обрезание собственных эмоций.
  • Как считывать чужие эмоции и управлять ими. Обрезание чужих эмоций. Способы продуктивного реагирования на агрессию.
Читайте также:  Обязательство о неразглашении коммерческой тайны

6. Основы самоменеджмента

  • Эффективная работа в условиях многозадачности. Основные способы приоритезации. Пожиратели времени: как выявить тайм-киллеров? И как ими эффективно управлять? Где можно купить лишнее время?
  • Само-мотивация. Ресурсное состояние – почему оно бывает не всегда? Как этим управлять?
  • Управление стрессом: где черпать новые силы? Техники восполнения энергии. Техники вхождения в ресурсное состояние. Как научиться полноценно отдыхать и высыпаться.

Форма работы: Интенсивное обучение, основанное на опыте, предусматривающее индивидуальный подход к каждому участнику. Включает минилекции, решение практических задач, ролевые и ситуационные игры, дискуссии. Каждый участник получает набор методических материалов.

Продолжительность: 16 академических часов (2 тренинг-дня).

Заказать этот тренинг

Поделиться этой страницей Поделитесь через Facebook Share Share Поделитесь через Twitter Share Share Поделитесь через VK Share Share Поделитесь через Messenger Share Share Поделитесь через WhatsApp Share Share Поделитесь через Viber Share Share Поделитесь через Email Share ShareВозможно, Вас также заинтересует:

  • Командообразующие бизнес-симуляции (различные сценарии и форматы) Бизнес-симуляция — это тематическая деловая игра, в которой […]
  • Эффективные методики подбора и оценки персонала 30-31 мая «Лучшим подарком для наших конкурентов будет принятие неверных […]
  • Управление эмоциями и трудным разговором Только те, кому никогда и нигде не приходится иметь дело с […]
  • Управление изменениями или как внедрить непопулярные изменения в своём подразделении Тренинг будет полезен: руководителям, планирующим внедрение […]
  • Практический коучинг в работе руководителя Тренинг будет полезен: руководителям среднего и высшего звена. […]
  • Классический тренинг командопостроения и сплочения команды (аудиторный вариант) Один из наиболее критически важных аспектов команды состоит в […]

Курс «Тайм-менеджмент» от Нетологии

Подробную программу смотрите на сайте курса.

Преподаватели

Ольга Ларкина — бизнес-тренер и преподаватель, специалист в сфере обучения и развития персонала.

Курс «Тайм-менеджмент» от Нетологии

Антонина Лебединская — сертифицированный бизнес-тренер, эксперт по менеджменту и личной эффективности.

Подробнее о преподавательницах смотрите на сайте курса.

Чему вы научитесь

  • рационально распределять нагрузку, чтобы избежать выгорания;
  • применять в жизни инструменты планирования, управления временем и сохранения ресурсного баланса;
  • расставлять приоритеты в задачах и отсеивать лишнее;
  • находить баланс между работой и личной жизнью;
  • грамотно оценить время на выполнение задач в режиме жёстких дедлайнов;
  • распределять задачи и контролировать дедлайны.

Мнение редакции

Курс будет полезен фрилансерам и тем, кто работает с процессами и в команде: менеджерам продуктов и проектов, тимлидам, топ-менеджерам, предпринимателям и др. Вы узнаете, как распределять задачи, чтобы укладываться в дедлайны и сможете найти баланс между работой и остальной жизнью. Вы освоите техники тайм-менеджмента и сможете повысить личную эффективность. На практике вы разберёте личные и рабочие кейсы самостоятельно и в парах и обменяетесь опытом с другими студентами.

Курс «Тайм-менеджмент» от Нетологии

Получить скидку →

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

  1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
  2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
  3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
  4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
  5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
  6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
  7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

1 632

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования – записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Читайте также:  Как отличить порядочного работодателя от мошенника? \ Советы психолога, отзывы

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества – социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация – это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто – это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Как обучиться тайм-менеджменту

Для обучения искусству тайм-менеджмента существуют специальные психологические тренинги в виде деловых игр для студентов.

«Составление тайм-плана»

  1. Участники разбиваются на команды по несколько человек (можно работать и в одиночку).
  2. Каждой команде дается задание за отведенное время составить тайм-план определенного мероприятия.
  3. Участники обсуждают и конкретизируют план, указывая время на каждый пункт.
  4. По окончании каждая команда представляет свой план.
  5. Обсуждение и анализ планов. Нахождение неучтенного времени и способов их сокращения.
  6. На основе обсуждения разрабатывается общий тайм-план.
Читайте также:  Женская слабость: от причин до правил использования женской хитрости

«Хронофаги»

Участники сидят в кругу. По очереди передают друг другу какой-либо предмет, называя при этом свои привычки, «пожирающие» время. Это могут быть болтовня по телефону, зависание в соцсетях и мессенджерах, прокрастинация, залипание в телевизор, компьютерные игры и т.д.

«Секундомер»

Упражнение на индивидуальные особенности восприятия времени. Участники одновременно по команде закрывают глаза и открывают их, когда по их ощущениям прошла минута (считать про себя секунды нельзя), проверяя себя по секундомеру.

По окончании эксперимента подводятся итоги:

  1. Если студент открыл глаза ранее, чем через 55 секунд, это означает, что он слишком торопится. Время течет медленнее, чем ему кажется. Существует опасность быстрого истощения нервной системы. Ему рекомендуется избавиться от суеты.
  2. Если упражнение заняло более 66 секунд, это свидетельствует о неторопливости студента. Возможно, ему часто не хватает времени из-за медлительности. Ему рекомендуется ускорить восприятие времени.

Упражнение на постановку целей

Студентам дается задание за пять минут сформулировать свои цели таким образом, чтобы они были:

  • конкретными;
  • реальными;
  • ограниченными по времени достижения;
  • важными;
  • измеряемыми.

Затем участники зачитывают свои списки, анализируют результаты.

Упражнение на распределение задач по матрице Эйзенхауэра

Участники делятся на 4 команды, им дается список задач, которые следует распределить на 4 группы:

  1. Важные и срочные (форс мажорные, требующие немедленного выполнения).
  2. Важные, но не срочные (заранее запланированные).
  3. Срочные, но не важные (второстепенные).
  4. Не важные и не срочные (поглотители времени).

Задача студентов — выработать общее решение за 3 минуты. Каждая команда представляет результаты по одной из четырех групп. Происходит коллективное обсуждение, каких незапланированных ситуаций можно было бы избежать при правильной организации времени, умении предвидеть события и рационально планировать собственные дела.

Не справляетесь с учебными нагрузками? Квалифицированные специалисты сервиса окажут помощь с любым видом академических задолженностей.

Принцип №6

Составление списка поможет вам соблюсти ещё один принцип успешного тайм-менеджмента: избегать «совмещения» или, как любят говорить современные бизнес-тренеры, мультизадачности — то есть браться сразу за несколько дел. Не думайте, что то-то и то-то можно сделать вместе вот с тем, потому что, мол, это быстро, просто и вообще не требует особого умственного напряжения. Если так, соберите все эти мини-задачки в кучу и поставьте в самое начало или в самый конец дня; иначе они будут поодиночке «всплывать» из глубин вашей памяти и отвлекать вас от основной работы.

Ошибка Брать на себя слишком много

  1. Заранее установите границы вашей занятости и научитесь говорить «нет». Взялись помогать коллеге, когда сами уходите с работы поздно вечером? Он может решить, что у вас куча свободного времени, и подкинуть еще работы. Это не значит, что помогать другим не надо, но не делайте из себя альтруиста-жертвенника.
  2. Не стесняйтесь просить о помощи. То, что кажется вам сложным, для другого может быть плевым делом. Боитесь оказаться на месте коллеги из предыдущего пункта? Заранее осведомитесь у человека об уровне его занятости и предложите впоследствии помочь ему в чем-то.

Как составить продуктивный план работы?

Система современного тайм-менеджмента насчитывает десятки техник и методов планирования, однако есть общие правила, которых необходимо придерживаться для получения результата:

  • Объективно оценивайте объем работы и необходимые сроки на выполнение.
  • Закладывайте в график время на авралы и форс-мажоры. Расписывайте только 70% предполагаемого рабочего времени.
  • Пропишите график и цели в ежедневнике.
  • Присвойте каждой задаче статус приоритетности.
  • Устанавливайте обязательные дедлайны, даже если задача несрочная.
  • Сопоставляйте повторяющиеся дела (звонки, отчетность) в один промежуток времени.
  • Используйте метод Помадоро — циклическую систему, при которой вы работаете короткими спринтами с перерывами на необходимый отдых.

Важно: создание и следование трудовому плану помогает укрепить дисциплину и продуктивно использовать время.